Seamos claros: ofrecer mejores servicios cada día, sin tener la casa ordenada, es muy complicado. Nosotros llevamos mucho tiempo mejorando los procesos internos en todas las áreas: desde las operaciones, hasta las áreas transversales de contabilidad, gestión de RRHH, etc…
El objetivo de VIVA! Conversion como empresa es el de ayudar a todas las personas y empresas que esté a nuestro alcance. Este artículo no solo sirve a empresas digitales, sirve para que la gran mayoría de las empresas de servicios de todo el mundo busquen aumentar su productividad.
Aumentar la productividad, no solo tiene impacto económico positivo; también mejora la calidad de vida de las personas que trabajan en la empresa, la provisión del servicio para los clientes, etc…
A continuación contamos que herramientas estamos empleando actualmente en VIVA! Conversion, pero si no quieres aburrirte te contamos nuestro consejo principal ya mismo.
El más absurdo y a la vez más sencillo de todos ellos: No tengas impresora en la oficina; esto hará que cambies muchos procesos.
Herramientas para aumentar la productividad
Operaciones
Asana – Gestión de proyectos
Asana es una de las plataformas de gestión de proyectos más utilizadas en el mundo. Es muy sencillo de utilizar y es gratis en su versión básica.
Es una gran herramienta y además tiene un gran número de integraciones para hacerla más útil todavía. Nosotros la tenemos integrada con Everhour para controlar de manera interna el tiempo que le dedicamos a los proyectos de clientes y propios.
Everhour – Control de horas de proyectos
Es una plataforma que nos sirve para «imputar» horas en nuestro día a día de una manera super sencilla. A final de mes somos capaces de generar reportes e incluso mostrar a nuestros clientes todas las tareas que hemos hecho y el tiempo que les hemos dedicado en el caso que así lo requieran.
Su integración con Asana y otras plataformas de gestión de tareas, hace que sea una herramienta muy útil.
Metodología Kanban
KANBAN es un framework de trabajo visual, orientado hacia la rapidez de ejecución de las tareas que se caracteriza por ser una metodología ágil de gestión de proyectos.
Agile es un concepto que engloba metodologías de trabajo con enfoque iterativo y desarrollo adaptativo: se parte de una planificación y se van realizando entregas rápidas y continuas, replanificando de nuevo cuando es necesario. Nace en un entorno de IT, ante la necesidad de flexibilizar la operativa en el desarrollo de Software para mejorar la rentabilidad de los proyectos.
En su día hicimos un artículo muy interesante sobre cómo aplicamos Kanban en nuestra empresa.
Wiki propia
Estamos construyendo una Wiki propia para recoger los procesos que tenemos en la empresa y homogeneizar al máximo la provisión del servicio. Con esta Wiki conseguimos mejorar la transmisión del conocimiento entre nuestros empleados, y que las nuevas incorporaciones sean capaces de absorber nuestra manera de trabajar de la manera más rápida posible.
Comunicaciones
Appear.in – Videoconferencias
Appear.in es una herramienta de videoconferencia ultra fácil de emplear. Simplemente registrándose y compartiendo una url como appear.in/saladereuniones podemos en dos clics estar conversando con clientes o proveedores.
Lo mejor de esta herramienta es que es casi 100% plug and play y no requiere ningún tipo de login.
La versión de pago (150 USD año) permite tener salas hasta de 12 personas y al mismo tiempo, brandear la sala de reuniones, hacer grabaciones y algo más.
Slack – Mensajería Instantanea
Una de las herramientas de mensajería instantánea más exitosas del mundo. Para el que no la conozca le decimos que la use ya. Permite ordenar las conversaciones por temática, proyecto, cliente, etc…
La versión gratuita de Slack es muy interesante, pero si se quiere guardar histórico de todas las conversaciones que se han dado en la empresa, habrá que acudir a la versión de pago.
Assitant.to – Organización de calendario
¿Cuántos correos se intercambian para establecer una reunión en promedio? La respuesta es más de los necesarios.
Assistant.to es un «must» de la eficiencia personal. Permite incluir horarios libres de nuestro calendario de Google en un correo para que el receptor elija el espacio que más le conviene de los que facilitamos.
El único inconveniente es que deberás emplear google chrome para emplearla y Google Apps para que funcione al 100%.
Finanzas y RRHH
Holded – Contabilidad y Finanzas
La contabilidad, el seguimiento de las finanzas y obtener reportes de como va la empresa depende muchas veces de la agilidad de las asesorías que tengamos.
Holded optimiza todos estos procesos; permite conciliar bancos de manera rápida, semi-automatiza la contabilidad, ofrece reportes de ventas, gastos, balances, perdidas y ganancias, modelos de impuestos, etc… y muchas cosas más.
Cada euro que se paga por esta herramienta vale la pena, y no es nada cara para todo lo que ofrece. En nuestro top3.
Veem – Pagos Internacionales
Los pagos internacionales pueden ser un drama, pero Veem resuelve de una manera super sencilla toda la complejidad al respecto.
Permite enviar peticiones de pago así como pagos a casi cualquier parte del mundo sin sufrir grandes comisiones por parte de los bancos.
Tiene una interfaz super intuitiva y el tiempo que se tarda en tener el dinero en las cuentas bancarias es muy pequeño.
Factorial – Gestión de RRHH
¿Me puedes pasar los documentos de las nóminas? ¿Dónde pido las vacaciones? ¿Dónde están los contratos? Bueno pues todas esas preguntas y muchas más las resuelve Factorial por lo mismo que cuesta una asesoría tradicional.
De hecho, se puede decir que es una asesoría que mejora los procesos, y hace que la experiencia de gestionar la burocracia de RRHH sea mucho mejor.
Office Vibe – Mejora de RRHH
Office Vibe es una de las herramientas que más nos gustan dentro de la empresa. Permite enviar encuestas a todos los empleados de manera automática cada dos semanas. Ellos tienen que responder a unas sencillas preguntas que permiten tomarle el pulso a la compañía a nivel de espacios de mejora.
Su versión gratuita es impresionante y genera una información muy valiosa para mejorar el clima en la empresa y accionar mejoras de manera continuada.
Su versión de pago permite generar reportes por departamentos, construir encuestas personalizadas y muchas otras cosas. Muy, muy, recomendable!
Digisigner – Gestión documental
¿Quién quiere tener una impresora hoy en día? Digisigner permite firmar documentos online como contratos con proveedores, contratos de empleados y cualquier otro documento de una manera rápida y sencilla.
También ofrece un repositorio de documentos para tenerlo todo centralizado. Es una herramienta muy simple y económica que agiliza todos los trámites que incorporan documentación.
General
Google Apps – Suite ofimática y correo electrónico
¿Qué vamos a decir de Google Apps? Ha cambiado la manera de trabajar de millones de personas.
Edición online de documentos, email, calendario, y muchas otras opciones para mejorar la productividad en la oficina. No sabría vivir sin ella.
Hubspot CRM
Por último hablamos de Hubspot como CRM. Hubspot es una plataforma muy potente de Inbound Marketing que tiene muchas versiones de pago y también gratuitas.
Nosotros empleamos Hubspot como CRM gratuíto para dar seguimiento a las propuestas comerciales, tener un repositorio de nuestros clientes y hacer un seguimiento de todas las conversaciones que tenemos con nuestros clientes.
Muy recomendable su versión gratuita.
Conclusiones
Somos de la opinión de que las herramientas son todas baratas o caras en función del uso que les demos. Pero cuando empleamos una herramienta de estas y analizamos el tiempo que ganamos empleándolas, vemos que valen la pena.
Existen muchas opciones de herramientas en cada categoría, y seguro que hay mejores, pero tampoco hay que caer en la parálisis por el análisis. Mejor empezar y si la herramienta es limitada, siempre se puede cambiar.
