KANBAN para Proyectos Digitales

KANBAN es un framework de trabajo visual, orientado hacia la rapidez de ejecución de las tareas que se caracteriza por ser una metodología ágil de gestión de proyectos.

Agile es un concepto que engloba metodologías de trabajo con enfoque iterativo y desarrollo adaptativo: se parte de una planificación y se van realizando entregas rápidas y continuas, replanificando de nuevo cuando es necesario. Nace en un entorno de IT, ante la necesidad de flexibilizar la operativa en el desarrollo de Software para mejorar la rentabilidad de los proyectos.

Pero en este entorno los proyectos tienen un principio y un final, y no suelen existir tareas recurrentes. La aplicación de Agile en servicios digitales requiere adaptación. Kanban permite llevar a la práctica esta metodología en proyectos digitales, guiando el trabajo a lo largo de un proceso transparente para todo el equipo.

Principios de KANBAN

• Flujo de trabajo visual: el proceso más simple se divide en tareas a realizar, tareas en progreso y tareas realizadas. Dependiendo de la complejidad del proyecto y de la adaptación a la organización surge la necesidad de otras divisiones (backlog, tareas bloqueadas).

• Priorización: las tareas se ordenan de más a menos prioridad, y este orden debe mantenerse a lo largo de todo el proceso.
• La cantidad de trabajo en progreso [In progress] debe estar limitada para asegurar que se completen unas tareas antes de iniciar otras, de forma que no se diluyan las prioridades y el equipo pueda estar centrado.

Se basa en un proceso de mejora continua muy flexible, centrado en el trabajo colaborativo. Es el marco perfecto para aplicar Agile a la gestión de proyectos digitales.

Aplicación de KANBAN para Proyectos Digitales

Es crucial apoyarse en un gestor de proyectos para poder aplicar la metodología KANBAN. En VIVA! Conversion, confiamos en Asana para esta función.

Nuestros proyectos digitales suelen ser recurrentes y van adquiriendo forma con la intervención del cliente, por lo que nuestra adaptación de KANBAN nos lleva a utilizar las siguientes columnas:

• Backlog: tareas pendientes. Es la «cola» de tareas, un cajón de cosas que hacer que aún no se han planificado en el tiempo.
• To Do: tareas a realizar. ¿Cuándo hay que realizar estas tareas? ¿Cómo se definen los tiempos? A través del Sprint. Siguiendo las pautas de Agile y en este caso adoptando uno de los principios de la metodología Scrum, en VIVA! Conversion se trabaja por Sprints:
  Un sprint es un período de tiempo cerrado durante el cual se generan entregables. En nuestro caso, ese Sprint es habitualmente de un mes. Por tanto, en el To Do encontraremos las acciones a realizar dentro del Sprint (un mes). A final de mes, esa columna debe quedar vacía. A principio de mes se llenará con tareas del Backlog y las que surjan de la planificación con el cliente.
• In Progress: tareas en progreso. Todas las tareas que se están llevando a cabo en este momento.
• Review / Blocked: fruto de la adaptación de Agile a nuestros servicios surge esta columna que contiene aquellas tareas cuyo progreso se ha detenido por «fuerzas externas» (se requiere colaboración del cliente o la propia herramienta está limitando la continuidad de las acciones).
• Done: tareas realizadas que se van apilando.

Los roles de trabajo

Agile tiene un enfoque colaborativo, multidisciplinar y que permite a todos los miembros del equipo aportar ideas para la mejora continua. En la aplicación a proyectos digitales, lo ideal es que exista un Project Manager responsable de cada proyecto. Dependiendo del nivel de complejidad de este, puede ser necesaria además la colaboración de:

• Account Managers (Asisten en la Operativa)
• Especialistas. Por ejemplo expertos en producto y otros servicios (Google Analytics, CRO). Si se requiere ayuda en determinadas áreas se incluyen los perfiles específicos en el proyecto.

Idealmente, existe un rol que supervisa todos los proyectos y ayuda a resolver cuellos de botella garantizando el flujo operativo. Sería el Scrum Master, continuando con la jerga de Agile.

Nuestra experiencia con KANBAN para proyectos digitales

Destacamos las ventajas de trabajar con KANBAN en la agencia:

• Facilita la adaptación al cambio. En el entorno de procesos digitales es fundamental que el modelo de gestión de proyectos sea flexible, pues las necesidades del cliente y de la demanda son cambiantes y se requiere rapidez de adaptación para el éxito de las campañas.
• Permite responder mejor a las necesidades del cliente alineando las prioridades. Ayuda a priorizar las acciones de mayor impacto y a evitar tareas time consuming que no aportan valor.
• Reduce el estrés gracias a la transparencia:
  • Del equipo: porque conoce el status del proyecto en todo momento y puede gestionarse mejor el tiempo.
  • Del cliente: porque también puede conocer el status del proyecto en todo momento, saber qué acciones se han realizado y cuáles se van a realizar.
• Facilita el desarrollo profesional en la agencia: al ser inclusivo, potencia que los miembros perfeccionen habilidades en diferentes áreas y su introducción en los proyectos como expertos.
• Mejor gestión interna del tiempo y planificación de las cargas del equipo.

Como áreas de mejora o puntos conflictivos que hemos encontrado en la aplicación del proceso destacamos:

• Requiere un proceso de aprendizaje y entrenamiento a nivel interno. La rapidez de la adaptación va a depender de la flexibilidad de la organización.
• Requiere un proceso de aprendizaje y entrenamiento también a nivel externo. El equipo debe esforzarse para que el cliente entienda y adopte la metodología de trabajo por Sprints y en algunos casos se requieren variaciones en el tiempo de esos Sprints.

Consejos en la aplicación de KANBAN para proyectos digitales

Finalizamos con dos recomendaciones que surgen de nuestra experiencia con la adopción de esta metodología de trabajo:

• Negociación del Sprint. Todos los meses se revisan los resultados con el cliente y se planifica el Sprint siguiente. Al principio resulta muy complicado estimar el tiempo de las tareas para configurar un Sprint viable. Poco a poco se van internalizando los tiempos y esto se hace más fácil.
• La metodología es flexible pero las normas son estrictas: es necesario respetar los Sprints, la cantidad de Work in Progress si se ha establecido una limitación y la priorización de tareas.